РаботаПоследний рывок:
Как быстро расправиться
с рабочими делами

александра савина

К концу недели (да и к концу года тоже) наше единственное желание — поскорее разобраться с рабочими делами и наконец начать отдыхать. Существует огромное множество книг и пособий по тайм-менеджменту — найти то, что подойдёт вам, нетрудно. Для тех, кто пока не готов серьёзно углубляться в вопрос, мы собрали несколько советов и приёмов, которые помогут справиться с рабочими делами быстрее и сделают вас более продуктивными.

Не стремитесь к многозадачности

Простой совет, которому на самом деле следуют немногие: чтобы быстро и хорошо справиться с задачей, лучше заниматься только ею одной и, по возможности, исключить все отвлекающие факторы. Далеко не всем удаётся одинаково хорошо концентрироваться на нескольких делах одновременно, особенно если каждое из них требует погружения и внимательности — из-за этого страдает качество работы.

Рабочие чаты, мессенджеры, электронная почта — всё это сильно отвлекает. Подумайте, как вы можете избавиться от отвлекающих факторов — например, не отвечайте сразу, как только всплывает уведомление о новом сообщении, записывайте возникающие по ходу работы сторонние задачи, чтобы решить их позднее, или группируйте похожие задания и выделите время в течение дня, чтобы решить их. Последнее позволит меньше отвлекаться — не нужно будет перестраиваться с одного типа задач на другой. Чтобы следовать этому принципу, потребуются дисциплина и серьёзная выдержка — зато результат не заставит себя ждать.

Планируйте свой рабочий день

Список дел — простой приём, который сильно облегчает работу: так можно оценить реальный объём задач и поставить себе реалистичные сроки на их выполнение. Как бы ни хотелось верить в обратное, но у всех задач разная степень важности — так что, планируя работу, расставляйте приоритеты. Учитывайте, в какое время дня вы наиболее продуктивны, и старайтесь решать наиболее важные и сложные задачи в это время. Например, многим привычнее начинать день с проверки рабочей почты, но это не всегда лучшее решение — если вы активнее всего именно по утрам, пока не устали и не растеряли внимательность, лучше оставить это время для наиболее трудных или творческих задач, требующих концентрации. 

Совещания часто могут разбивать день — например, если они проводятся через пару часов после начала рабочего дня, за которые вы не успеваете закончить хотя бы одну задачу. Планируя своё время, думайте о том, успеете ли вы что-то сделать до и после совещаний или в промежутке между ними — может быть, проще перенести совещание на утро? Кроме того, работа непредсказуема, и у вас в любой момент могут возникнуть непредвиденные задачи. Поэтому лучше, чтобы план на день был не очень плотным и в нём оставалось время для неожиданностей — рассчитывайте на 5–6 часов непрерывной работы.

Ставьте себе дедлайны — и ужесточайте их

Одна из причин, по которым мы не можем справиться с задачей быстрее, — отсутствие чёткого дедлайна: работа часто занимает всё отведённое под неё время. Особенно важны сроки для трудных задач: очень часто мы прокрастинируем и затягиваем работу над сложным заданием, потому что оно кажется нам необъятным — чёткий дедлайн помогает сделать его более понятным.

Для начала попробуйте сокращать работу над задачей, на которую вы обычно тратите несколько часов, на полчаса-час — возможно, вы и сами не заметите, как справитесь со всем быстрее обычного. Правда, здесь стоит быть осторожнее — ставьте себе реалистичные сроки (не стоит стараться сделать все дневные дела за два часа) и не доводите себя, если справиться задачей за отведённое время не удалось: работать в режиме постоянного стресса и паники не стоит никому.

Уделяйте неважным задачам меньше времени

Не все рабочие задачи одинаково важны — так что не стоит тратить на них одинаковое время. Саймон Рейнольдс, бизнес-наставник, советует оставлять на мелкие задачи десять минут или даже меньше: чаще всего они не требуют идеального исполнения, так что ими можно пожертвовать, чтобы заняться более важными заданиями. По словам Рейнольдса, так можно сэкономить до 90 минут в день — главное целенаправленно несколько раз в день стараться сократить время на задачи. К тому же один из лучших способов войти в ритм в начале рабочего дня — выполнить небольшую (это важно!) и не самую трудную задачу. Это сравнимо с утренней разминкой: вы почувствуете себя лучше и сможете заняться другими делами.

Другой полезный приём — попробуйте тратить на принятие решений всего минуту. На размышления мы часто тратим много времени, но не всегда от этого принятые решения становятся лучше. Если вы замечаете за собой, что часто знаете верное решение, но тянете время, попробуйте ставить себе 60-секундный дедлайн.

Выберите подходящую схему тайм-менеджмента

Существует множество приёмов, помогающих стать продуктивнее и лучше построить свой день — главное найти свой. Один из самых распространённых — «техника помидора» (её создатель пользовался таймером в форме помидора). В основе лежит простая логика: нам нужно время, чтобы включиться в работу и выполнять её эффективно, и время на отдых. «Техника помидора» подразумевает, что вы делите свою работу на блоки — «помидоры».

Нужно поставить таймер на 25 минут (это и есть один «помидор»), во время которых вы будете заниматься только работой, не отвлекаясь ни на что другое. После того как таймер прозвонит, сделайте пятиминутный перерыв, а затем начните новый блок. После трёх-четырёх 25-минутных блоков сделайте более долгую паузу и отдохните 15–30 минут.

Не обязательно строго придерживаться этих цифр: временные промежутки могут быть любыми, главное не слишком короткими — иначе вы не будете успевать сделать определённый объём работы, не отвлекаясь. Этот приём очень эффективен: за блок времени, в который вы не занимаетесь ничем, кроме работы, можно успеть намного больше. Кроме того, в «помидорах» можно измерять, сколько времени вы тратите на ту или иную задачу, — и лучше спланировать своё время.

Подумайте, от чего можно отказаться

Важно адекватно и строго оценивать объём своей работы — тогда и выполнить её получится быстрее. Коуч Марк Маккартни советует хладнокровно отбросить всё лишнее: оценить, какие из ваших задач являются самыми главными и важными, а какие вы можете безболезненно оставить (ну, или попробовать делегировать). По словам Маккартни, очень часто мы соглашаемся сделать что-то на автомате, не задумываясь, почему эта задача имеет значение и действительно ли она так важна.

Критический подход помогает сделать свою жизнь проще и расставить приоритеты. На практике эта рекомендация в первую очередь касается электронной почты — подумайте, как можно оптимизировать процесс (например, использовать шаблоны или автоматические ответы для писем, не требующих вдумчивого ответа) и действительно ли все сообщения стоят того, чтобы на них отвечать.

Делайте перерывы

Вы и так это знаете: уставший человек просто не может работать эффективно. Часто, чтобы сделать больше, мы стремимся работать дольше и без пауз, хотя поступить стоит ровно наоборот. Каждый, кто отказался от студенческой привычки спать по паре часов в сутки, знает на своём опыте, что если хорошо высыпаться и вечерами отдыхать от рабочих дел, вы станете гораздо продуктивнее и сможете сделать гораздо больше, чем если бы пришли на работу полусонным. Кроме того, по мере возможности делайте паузы. При этом (и это вы тоже знаете) перерыв должен быть качественным: не стоит залипать в смартфоне или начинать листать фейсбук — лучше ненадолго отойти от компьютера и отвлечься от потока информации.

Будьте честны с собой

Пожалуй, самый главный совет: только вы можете точно понять, что мешает вашей продуктивности. Часто мы успеваем меньше из-за устоявшихся привычек — и здесь стоит честно признаться себе, что стоит изменить. Приходя на работу, вы тратите двадцать минут на то, чтобы включиться в процесс? Любите подолгу пить кофе с коллегой после обеда? Постоянно переключаетесь между задачами и не можете сконцентрироваться на чём-то одном? Залипаете в мессенджерах? Вы знаете, что делать.