ЖизньЧеклист: 8 признаков,
что вы не умеете распределять время

Если вы замечаете, что стабильно опаздываете на пять-десять минут (на работу, на встречу с друзьями и куда только не), возможно, проблема в том, что вы не до конца представляете, сколько времени у вас занимают разные задачи. Такое бывает — вы вроде бы уверены, что дело несложное, и только в самом конце понимаете, что вам бы пригодились дополнительные десять минут.

Хорошая новость в том, что с этим можно справиться: если замечаете за собой склонность планировать всё впритык, просто закладывайте на каждое дело в два раза больше времени — или хотя бы те самые пятнадцать дополнительных минут. Этот приём многие используют и при планировании рабочего дня: помните, что в стройный список задач всегда может вклиниться непредвиденный форс-мажор.

Список дел на день — один из самых простых и эффективных инструментов тайм-менеджмента: благодаря ему вы легко поймёте, сколько времени у вас уходит на задачи и где система даёт сбой. Всё это, конечно, не значит, что вы обязательно должны рассчитывать день вплоть до минуты — но хотя бы примерно понимать список вопросов и продумать, чем и в какой последовательности вы будете заниматься, всегда полезно.

Многим в работе и вне её мешает ощущение, что проблем слишком много и непонятно, за какую из них браться в первую очередь. Ежедневник или план дел решат эту задачу и добавят в день конкретики: список пунктов пугает куда меньше, чем хаос в голове.

«Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам» — популярная, но не самая продуктивная идея: всегда есть риск набрать такое количество дел, что вы с ними попросту не справитесь. Если вы привыкли следить за процессом от начала до конца и не готовы отпустить контроль, но это начинает мешать продуктивности, подумайте, не пора ли делегировать часть задач кому-то ещё.

И если отпустить рабочие вопросы вы пока не готовы, то уборку вполне можно доверить кому-то другому, а вместо готовки после напряжённого дня — заказать еду на дом. Освободившееся время можно потратить на отдых — чтобы на следующий день быть продуктивнее.

Чтобы оптимизировать время, мало понять, что вам нужно сделать за день — нужно ещё и оценить, что важно сделать прямо сейчас, а что может подождать. «Очень часто мы откладываем именно важные задачи, те, которые на нас давят — из-за умственных усилий, которые приходится прикладывать, чтобы на них сконцентрироваться», — говорит коуч Кимберли Медлок.

Проще ответить на десяток писем, хотя они и не требуют срочной реакции, чем заняться большим и важным отчётом, который нужно сдать поскорее — хотя продуктивнее уделить внимание именно второму. Если это ваш случай — попробуйте пересмотреть приоритеты: как бы ни было трудно браться за объёмную работу, вы наверняка будете благодарны себе, что сделали это.

Не все эксперты считают многозадачность такой уж хорошей идеей. И если с двумя механическими делами (например, одновременно слушать подкаст и гладить) справиться легко, то два действия, требующих неотрывного внимания (например, смотреть сериал и пытаться параллельно отвечать на электронную почту), совместить уже сложнее — скорее всего, вы просто будете быстро переключаться с одной задачи на другую.

Вопреки тому, что подсказывает логика, вы наверняка быстрее справитесь с делом, если будете уделять внимание только ему. Можно попробовать знаменитую «технику помидора»: заведите таймер на двадцать пять минут и ни на что в это время не отвлекайтесь — когда время выйдет, можно сделать пятиминутный перерыв.

Можно попробовать и менее строгие методы — например, выделять конкретное время под определённую задачу (дедлайн заставляет работать быстрее — главное не перенапрягитесь) или просто постараться минимизировать внешние раздражители. Начните с электронной почты: вместо того, чтобы бросаться проверять её раз в полчаса, выделите на это несколько минут два или три раза в день.

После студенческих лет многих ждет тяжёлое открытие: не спать всю ночь напролёт, а затем как ни в чём не бывало идти по делам уже не получается. Вы и сами наверняка замечали, что в дни, когда вы не выспались или просто очень устали, вы отвлекаетесь гораздо чаще, а работа идёт намного медленнее, чем могла бы.

В таких случаях всегда есть риск попасть в опасную колею, когда вы понимаете, что за день получилось очень мало и до поздней ночи заканчиваете дела — чтобы на следующий день опять не выспаться и работать меньше, чем могли бы. Если ловите себя на этом, знайте, что лучший помощник продуктивности — хороший сон (не забывайте о его гигиене!).

Слишком много задач просто невозможно выполнить хорошо: пытаясь успеть всё и сразу, на определённом этапе вам, возможно, придётся пожертвовать или качеством, или сроками. Вокруг вас всегда находятся те, кто просит об одолжении или услуге, вам кажется, что ничего страшного ещё в одном маленьком деле нет — пока не понимаете, что многочисленные просьбы мешают вашим собственным, гораздо более важным для вас делам.

Переоценить то, сколько задач вы способны взять на себя, так же легко, как и ошибиться со временем, которое на них нужно, — а всё это, в свою очередь, может привести к выгоранию. Именно поэтому так важно научиться вовремя говорить «нет»: лучше сразу отказаться делать что-то, чем завалить сроки, сделать всё плохо или просто вымотаться.

Самый частый совет, который можно услышать, когда речь заходит о продуктивности: «Просто встань пораньше и сделай побольше с утра» — именно так якобы поступают Анна Винтур, Тим Кук и Ричард Бренсон. Возможно, вдохновившись их примером, вы встаёте в пять утра, чтобы потренироваться, встретиться за завтраком с подругой и уже в девять оказаться за офисным столом — но вместо бодрости и готовности быстро покончить с делами ощущаете себя разбитым и уставшим.

К сожалению, универсального рецепта продуктивности не существует. Вполне возможно, что вам будет проще тренироваться и встречаться с друзьями не рано утром, а вечером после работы — а пик вашей продуктивности приходится не на девять утра, а на три часа дня, после обеденного перерыва. Вместо того, чтобы пытаться стать жаворонком, прислушайтесь к организму — так вы будете чувствовать себя гораздо лучше.

Фотографии: cherylvb — stock.adobe.com, Nomad_Soul — stock.adobe.com